Comment un apprenant entre en formation
Quatre parcours, un seul dossier : chacun sait ce qu'il a à faire, et l'organisme garde la trace de chaque étape.
Candidature directe d'un apprenant
Une personne qui s'inscrit elle-même, en formation continue ou en alternance.
- Apprenant — Laisse ses coordonnées et choisit une formation→ Une fiche est créée et apparaît dans la prospection
- Apprenant — Décrit son besoin, ses objectifs et, s'il le souhaite, un besoin d'aménagement→ L'analyse de besoin est enregistrée sur sa fiche
- Apprenant — Répond au test de positionnement et choisit un rendez-vous→ Le résultat est visible dans Évaluation › Positionnement
- Organisme — Valide la candidature et crée l'inscription→ Le contrat ou la convention est généré, puis envoyé en signature
Exemple : Awa veut apprendre la couture : elle remplit le formulaire en 10 minutes sur son téléphone, l'organisme la rappelle et l'inscrit à la session de janvier.
Inscription par une entreprise
Une entreprise qui veut former un ou plusieurs salariés, ou recruter un apprenti.
- Entreprise — Indique son SIRET, ses coordonnées, son besoin, et ajoute les salariés à former→ L'entreprise reçoit un accusé de réception et le lien de son espace ; l'organisme est prévenu
- Salarié — Reçoit un lien et complète son dossier (identité, situation, besoin, aménagement éventuel)→ L'organisme est prévenu que le dossier est complet
- Organisme — Ouvre Contractualisation › Demandes entreprises, lit le besoin et clique sur « Traiter »→ L'inscription est créée, rattachée à l'entreprise
- Entreprise — Suit ses salariés et leur avancement dans son espace→ Demandes en cours, inscriptions en formation et terminées
Exemple : Une boulangerie inscrit deux salariés à une formation hygiène : elle reçoit l'accusé, chaque salarié complète son dossier, l'organisme valide les deux inscriptions.
Orientation par un partenaire
Un prescripteur, un financeur, un autre organisme ou une structure d'accompagnement.
- Partenaire — Se présente et oriente une entreprise ou une personne→ Le partenaire apparaît dans le réseau de l'organisme
- Entreprise ou personne orientée — Suit ensuite le parcours entreprise ou la candidature directe→ Mêmes étapes que ci-dessus
- Organisme — Traite la demande et tient le partenaire informé→ Inscription créée, source « partenaire » conservée
Exemple : Un conseiller oriente un demandeur d'emploi vers une formation : l'organisme reçoit la demande avec la mention du partenaire.
Saisie par l'organisme
Quand l'organisme reçoit une inscription par téléphone, e-mail ou en rendez-vous.
- Organisme — Saisit l'apprenant (ou le retrouve) et crée l'inscription→ Toutes les données alimentent les documents, sans ressaisie
- Organisme — Envoie le contrat, la convention ou le CERFA en signature→ Chaque signataire reçoit son lien ; la version signée est archivée
- Apprenant et entreprise — Signent, puis suivent la formation dans leur espace→ Émargements, attestations et factures rattachés au dossier
Exemple : Un employeur appelle pour un apprenti : l'organisme saisit le CERFA, l'envoie en signature à l'employeur et au CFA, puis le dépose auprès de l'OPCO.
Qui voit quoi
- L'apprenant voit son dossier, ses documents et ce qu'il lui reste à faire.
- L'entreprise voit ses salariés : demandes en cours, inscriptions, formations terminées.
- L'organisme voit tout le dossier ; un besoin d'aménagement n'est visible que de l'équipe administrative et du référent handicap.